APPEL D’OFFRE N°2025 /0002/PROTECT/OCADES/SED-OHG pour l’acquisition de kits Wash dans le cadre de la mise en œuvre du projet PROTECT dans la commune de Ouahigouya

1. Contexte et justification

Avec l’appui technique et financier de la Coopération Autrichienne au Développement (ADA) et Caritas Autriche, l’OCADES Caritas Burkina conduit le projet PROTECT- Protection et Appui Multisectoriel aux Personnes Vulnérables Affectées par la Crise Humanitaire dans les Régions du Nord et de la Boucle du Mouhoun au Burkina Faso. D’une durée de 18 mois, de Mai 2024 à Octobre 2025, il intervient dans les communes de Nouna (Boucle du Mouhoun), et de Ouahigouya(Nord) relevant respectivement des diocèses de Nouna et de Ouahigouya.

Il a pour objectif global de « contribuer à l’amélioration des moyens de subsistance et de la protection des populations affectées par la crise humanitaire dans les communes de Ouahigouya et Nouna dans les régions du Nord et de la Boucle du Mouhoun au Burkina Faso », à travers 3 objectifs spécifiques que sont :

• OS 1: Les populations concernées dans les régions cibles sont en mesure de répondre à leurs besoins essentiels ;
• OS 2: L’accès à des conseils et traitements médicaux et psychosociaux professionnels s’est amélioré pour les personnes touchées ou survivantes de VBG et d’abus et d’exploitation sexuels dans les régions cibles ;
• OS 3: Les femmes et les jeunes adultes de la population touchée dans les régions cibles ont amélioré leur situation économique

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet, il est prévu la réalisation de 3 forages positifs, 6 latrines communales et 75 latrines familiales. Afin de promouvoir les bonnes pratiques d’eau potables et d’assainissement, le projet va doter les comités les comités de gestion des latrines communales et les ménages bénéficiaires de kits Wash.

Afin que les populations cibles soient à mesure de répondre à leurs besoins essentiels, le projet a également prévu des mesures d’urgence pour l’accompagnement des ménages en cas de déplacement massif des populations suite à un à un choc sécuritaire. Ce mécanise, appelé Modificateur de Crise, est enclenché en cas de crise soudaine ayant pour conséquence le déplacement de population et l´arrivée massive de réfugiés dans la région du projet.  Parmi ces mesures figure la dotation en kit d’hygiène.

Dans ce but, le Secrétariat Exécutif Diocésain de l’OCADES Caritas Burkina à Ouahigouya lance un appel d’offres pour la sélection des prestataires pour ces activités.

1. Objectif général

Cet appel d’offre vise à fournir les informations permettant aux fournisseurs/entreprise de formaliser leurs offres techniques et financière pour la fourniture des kits Wash au Secrétariat Exécutif Diocésain de l’OCADES Caritas Burkina à Ouahigouya.

Les kits sont destinés aux ménages bénéficiaires d’un accompagnement à la réalisation de nouvelles latrines familiales, aux comités de gestion de nouvelles latrines communales de la région de Ouahigouya, ainsi qu´aux personnes déplacées en cas du déclanchement du modificateur de crise.

• Informations sur l’appel d’offre
  • Participation au marché

La participation à cet appel d’offre est ouverte à toutes les entreprises pour autant qu’elles ne soient pas sous le coup d’interdiction ou de suspension, et qu’elles soient en règle vis-à-vis de l’administration publique.

Les soumissionnaires peuvent obtenir des renseignements complémentaires et se procurer le dossier d’appel d’offre au siège du Secrétariat Exécutif Diocésain de l’OCADES Caritas Burkina à Ouahigouya.

• Lieu de livraison

Ces produits doivent être livrés au siège du Secrétariat Exécutif Diocésain de l’OCADES Caritas Burkina à Ouahigouya. Le(s) fournisseur(s) sera chargé d’acquérir les kits et d’assurer le transport jusqu’au siège du Secrétariat Exécutif Diocésain de l’OCADES Caritas Burkina à Ouahigouya.

• Spécifications techniques des Kits WASH

NB : Les quantités données ici sont des estimations du besoin global. Elles sont fournies à titre d’information uniquement et ne constituent en aucun cas une obligation d’achat auprès du/des fournisseur(s) sélectionné(s). A l’issue de l’appel d’offres, un ou plusieurs contrats-cadres seront signés entre le(s) fournisseur(s) sélectionné(s) et OCADES Ouahigouya, définissant les relations entre les parties et les prix unitaires convenus.

• Délai de livraison

L’acquisition et livraison des kits doivent être effectives 10 jours à compter de la date de l’émission du bon de commande.

• Conditions de livraison

L’adjudicateur devra livrer les kits WASH au lieu indiqué en fonction des besoins exprimés par le projet. Un calendrier de livraison sera conclu de commun accord entre les parties. Il sera établi à titre indicatif et pourra faire l’objet de modification en cours d’exécution sans pour autant que le délai global d’exécution du présent marché ne soit dépassé. Chaque livraison sera précédée de l’émission d’un bon de commande en fonction du besoin. Un contrat cadre sera conclu avec le fournisseur retenu qui s’engage à maintenir les prix fixés sur la durée du contrat prévu pour une année.

NB : En cas d’impact de fluctuation des prix considérables sur le marché local, un avenant sera associé au contrat pour permettre de procéder à des ajustements rapides des modalités si nécessaires. Toutes modification de prix devra être justifiée et agréée par l´autorité contractante.

Une notification de livraison est automatiquement transmise par le titulaire par e-mail ou par version physique, deux jours à l’avance, pour informer le destinataire de la date et l’heure de la livraison. Chaque livraison devra être accompagnée d’un état dressé par le titulaire (bon de livraison) indiquant notamment :

• La date de livraison ;
• Les références au marché ;
• L’identification du titulaire ;
• L’identification des kits WASH (désignation et caractéristiques, quantité livrée…) ;

La livraison des kits est constatée par la signature par l’agent réceptionnaire d’un double du bon de livraison. Les kits WASH livrés demeurent sous la responsabilité du dépositaire pendant le temps qui s’écoule entre son dépôt et sa réception.

Si des kits venaient à manquer au moment de la livraison, la quantité manquante devra impérativement être livrée dès que possible, au plus tard cinq (05) jours calendaires après la première livraison, aux frais du Fournisseur. Les produits manquants livrés dans un second temps seront soumis aux mêmes règles que ceux de la première livraison.

1. Opérations de vérification

Les kits WASH sont soumis à des vérifications quantitatives et qualitatives destinées à constater qu’elles répondent aux stipulations prévues au présent appel d’offre. Les opérations de vérification quantitative ont pour objet de contrôler la conformité entre la quantité livrée et la quantité indiquée sur le bordereau des prix, sous réserve des livraisons partielles. Les opérations de vérification qualitative ont pour objet de contrôler la conformité à tous égards des kits WASH.

Les opérations de vérification se dérouleront sur le lieu même de livraison dans un délai d’un (01) jour. Elles seront effectuées, en présence du représentant du titulaire, par une équipe de réception. L’absence du représentant du titulaire du marché, dûment avisé, ne fait pas obstacle à la validité des opérations de vérifications dans ce cas un procès-verbal sera notifié à l’entreprise titulaire du marché. Lorsque les contrôles et vérification laissent apparaître des différences entre le matériel indiqué dans le marché et celui effectivement livré, la livraison est refusée et le titulaire est saisi par écrit, pour remplacer immédiatement le matériel proposé par un autre. Les kits WASH dont l’acceptation a été refusée seront marqués d’un signe spécial par l’équipe de réception. Le titulaire du marché doit prendre toutes les dispositions jugées utiles pour l’enlèvement rapide des kits refusés. Les frais de manutention et de transport des kits refusés sont à sa charge. Le retard engendré par le remplacement ou la correction de kits jugés non conforme par l’OCADES Caritas Burkina/SED Ouahigouya sera imputable au titulaire du marché, le refus de réception ne justifie pas par lui-même l’octroi d’une prolongation du délai contractuel ou d’un sursis de livraison. Après correction des défauts et anomalies constatés ou remplacement des kits refusés, l’équipe de réception procède à nouveau aux mêmes opérations de vérification et de contrôle.

1. Pénalités pour retard

A défaut, par le fournisseur titulaire d’avoir exécuté ses prestations aux dates qui découleront, il lui sera appliqué, pour chaque prestation non exécutée, dans les conditions du présent cahier de charges et sans préjudice des mesures qui pourraient être prises par l’administration, une pénalité d’un pour mille (1‱) du montant du marché par jour calendaire de retard. Toutefois les pénalités cessent de croître lorsqu’elles auront atteint 10 % du montant du marché.

1. Nature et délai de garantie

Le titulaire garantit que les kits livrés en exécution du marché sont de bonne qualité et sans substances nocives pour la santé humaine. La garantie consentie s’applique à toute défectuosité ou déficience qui se révèle pendant la durée de leur utilisation. La garantie est totale. Elle couvre tous les frais nécessaires au remplacement des kits défectueux.

• Profil du prestataire

Pour être éligible dans le cadre de la présente offre, l’entreprise doit :

• être en règle vis à vis de la législation nationale ;
• disposer de ressources nécessaires pour la prestation ;
• capable d’assurer le transport des kits dans la ville de Ouahigouya.

• Soumission de candidature

Le dossier complet de l’appel d’offre, rédigé en langue française est disponible au siège du Secrétariat Exécutif Diocésain de l’OCADES Caritas Burkina à Ouahigouya moyennant la somme de quinze mille (15 000) F CFA non remboursable. Les entreprises intéressées sont priées de faire parvenir leur dossier de candidature comprenant les éléments suivants :

1. Document administratifs

Tous les documents requis pour la conformité administrative :

1. Lettre de soumission adressée à Monsieur le Secrétaire Exécutif Diocésain de l’OCADES Caritas Burkina à Ouahigouya dûment signée ;
2. Une copie du registre du commerce et du crédit mobilier (RCCM) ;
3. Une copie du numéro IFU ;

Remarques : Les soumissionnaires sont tenus de suivre cet ordre de présentation.

NB : L’absence ou la non-conformité de l’une des pièces ci-dessus entraînera le rejet de l’offre

1. Offre technique
2. Un planning d’exécution d’une livraison ;
3. Deux marchés similaires ;
4. Une clé USB contenant les versions scannées des offres technique et financière.

1. Offre financière

L’offre financière doit être libellée en Franc CFA et comprendre une proposition financière du coût unitaire par article mentionné dans la spécification technique des kits WASH. Les couts unitaires doivent inclurent les frais de transport jusqu´à Ouahigouya.

NB : Les désignations/spécifications des articles dans les termes de références doivent être OBLIGATOIREMENT respectées. Le soumissionnaire est tenu de les accepter en présentant une offre.

1. Critères d’exclusion aux marches finances par OCADES Caritas Burkina

Sont exclus de la participation à un marché les candidats ou les soumissionnaires :

• qui sont en état ou qui font l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et règlementations nationales ;
• qui ont fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle ;
• qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier ;
• qui ont fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des communautés ;
• qui, suite à la procédure de passation d’un autre marché ou de la procédure d’octroi d’une subvention financés par le budget communautaire, ont été déclarés en défaut grave d’exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles.
• sont exclus de l’attribution d’un marché, les candidats ou les soumissionnaires qui, à l’occasion de la procédure de passation de ce marché se trouvent en situation de conflit d’intérêts ou se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés.

1. Fraude et corruption

L’OCADES Caritas Burkina a pour principe, dans le cadre des appels d’offre, de demander aux soumissionnaires, fournisseurs, entrepreneurs et consultants et leurs sous-traitants d’observer, lors de la passation et de l’exécution de ces marchés, les règles d’éthique professionnelle les plus strictes.

En vertu de ce principe, l’OCADES Caritas Burkina aux fins d’application de la présente disposition, définit comme suit les expressions suivantes :

• est coupable de « corruption » quiconque offre, donne, sollicite ou accepte, directement ou indirectement, un quelconque avantage en vue d’influer indûment sur l’action d’une autre personne ou entité ;
• se livre à des « manœuvres frauduleuses » quiconque agit, ou dénature des faits, délibérément ou par imprudence intentionnelle, ou tente d’induire en erreur une personne ou une entité afin d’en retirer un avantage financier ou de toute autre nature, ou se dérober à une obligation ;
• se livrent à des « manœuvres collusoires » les personnes ou entités qui s’entendent afin d’atteindre un objectif illicite, notamment en influant indûment sur l’action d’autres personnes ou entités.

1. Valeurs, éthique et confidentialité

Le contractant doit prendre toutes les mesures appropriées pour empêcher la maltraitance d’enfants, l’exploitation ou les abus sexuels de quiconque par ses employés ou toute autre personne engagée et contrôlée par le contractant pour fournir des services en vertu d’un contrat passé avec le Secrétariat Exécutif Diocésain de l’OCADES Caritas Burkina à Ouahigouya. Toute forme de violation de la disposition par le contractant donne le droit à OCADES Caritas Burkina/SED OHG de résilier le contrat avec effet immédiat. Le prestataire ne devra ni utiliser ni révéler à d’autres, sauf accord préalable pour les besoins d’exécution de sa prestation, toutes les informations confidentielles, tant techniques que concernant d’autres aspects de l’activité de OCADES Caritas Burkina/SED OHG, indépendamment du fait qu’il s’agisse d’une information écrite ou présentée sous toute autre forme tangible n’étant pas habituellement mise à la disposition du public ou qui donnerait à celui qui l’utiliserait un avantage concurrentiel sur l’autre partie.

• Dépôt de la candidature

Les dossiers de candidatures devront être obligatoirement déposés sous la forme de dossier physique comportant trois   exemplaires dont un original et trois copies dument signé, scellés et avec la mention

« APPEL D’OFFRE/ OCADES Caritas Burkina/SED OHG / N°LOT », « A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT » au Secrétariat de l’organisation à Ouahigouya, situé au secteur n°1, côté nord-est de la cathédrale Christ Roi ; BP : 33 Ouahigouya ; Tél : 24-55-03-17 au plus tard le 28 mai 2025 moyennant la somme de quinze mille (15 000) Francs CFA non remboursable. L’ouverture des plis aura lieu le 02 juin à 09 heures dans la salle de réunion

EVALUATION DES OFFRES

L’évaluation des offres reçues sera basée sur les critères suivants :

NB : Au niveau de l’analyse financière, la note maximale de 40 points sera attribuée au prix unitaire la moins disante par article. Les autres notes financières (NF) sur le même article seront attribuées suivant

la formule : = 40

Où Mn est le montant de l’offre la moins disante ;

M est le montant de l’offre considérée ;

La Note financière de chaque soumissionnaire sera calculée sur la base de la moyenne des notes financières par article.

La note globale NG est la somme de la note technique et financière.

Ces notes seront classées et l’offre ayant la meilleure note (NG) sera l’offre retenue.

 Modalité de paiement

Les paiements se feront à 100% après chaque livraison des quantités demandées.

NB : Pas d’avance avant les livraisons.

À chaque fois que Caritas Burkina/SED OHG aura besoin de kit WASH sur la durée du contrat cadre qui sera conclu avec le(s) fournisseur(s) retenu(s), elle émettra un bon de commande dont la livraison se fera suivant le délai de livraison contenu dans le planning.

Afin de réclamer son paiement, le fournisseur devra obligatoirement fournir à l’OCADES CARITAS BURKINA/SED OHG les documents suivants :

– Une facture originale en deux copies (dont l’originale porte un sticker) ;

– Le bordereau de livraison signé ;

Réserve

Le Secrétaire Exécutif Diocésain de l’OCADES Caritas Burkina à Ouahigouya se réserve le droit de ne donner aucune suite au présent appel s’il juge les offres insuffisantes.

                                                                                       Ouahigouya le 16 Mai 2025

                                                                                 Le Secrétaire Exécutif Diocésain

                                                                                    Abbé Olivier SAWADOGO

MODELE DE LETTRE DE SOUMISSION

A

Monsieur le secrétaire Exécutif

de l’OCADES Caritas Burkina/ SED Ouahigouya

Monsieur le Secrétaire Exécutif,

Après avoir examiné le dossier de l’Appel d’offres N°2025 /0002/PROTECT/OCADES/SED-OHG pour l’acquisition de kits WASH dans le cadre de la mise en oeuvre du projet PROTECT dans la commune de Ouahigouya, dont nous accusons ici officiellement réception, nous soussignés………………………………, offrons d’exécuter le marché conformément au dossier d’appel d’offres, et pour les prix unitaires proposés par article.

Nous nous engageons, si notre offre est acceptée, à maintenir les prix unitaires fixes sur la durée du contrat et d’exécuter le marché dans le respect du délai de livraison indiqué et ce, à compter de la date que vous porterez sur votre ordre de service de commencer les livraisons et après émission du bon de commande.

ous nous engageons sur les termes de cette offre sur la durée du projet, à compter de la date limite fixée pour la remise des plis ; l’offre continuera à nous engager et pourra être acceptée à tout moment avant la fin de cette période.

Jusqu’à ce qu’un marché en bonne et due forme soit préparé et signé, la présente soumission, complétée par votre notification d’attribution du marché, constituera un contrat nous obligeant réciproquement.

Le paiement des sommes dues au titre de ce marché sera libellé en faisant créditer notre compte n°………………………….ouvert à …………………………..au nom de……………………..

(Lieu et date)

Signature

(Titre)