Fiche de Poste

Responsable Administratif Financier & Ressources Humaines

1.  Contexte

Caritas Africa est l’une des sept Régions de la Confédération Caritas Internationalis, regroupant 46 Caritas nationales des pays d’Afrique sub-saharienne et des îles adjacentes des Océans Atlantique et Indien. Sa mission est d’œuvrer pour le développement intégral de l’être humain en accordant une attention prioritaire aux pauvres et aux plus démunis.

Dans le cadre de la montée en puissance du réseau constitué de ces Caritas, le programme APPROCHE les accompagne dans une démarche globale de développement institutionnel et de renforcement organisationnel (DIRO) en s’appuyant sur leur responsabilisation et leur autonomie. Le portage stratégique et opérationnel est assumé par le Secrétariat Exécutif Régional de Caritas Africa, tête de réseau ; ce programme est soutenu par l’Agence Française de développement, par le Secours Catholique- Caritas France et Caritas Espagne.

Le programme APPROCHE contribuera, en particulier, au renforcement des capacités des membres de Caritas Africa et du Secrétariat Exécutif Régional à renforcer la mobilisation tant de partenaires que de ressources suffisantes pour accomplir la mission qui leur a été confiée par l’Eglise en Afrique

2. Fonction

Sous l’autorité hiérarchique du Secrétaire Exécutif Régional de Caritas Africa :

• Le/la Responsable Administratif & Financier et Ressources Humaines a pour mission de contribuer au respect et à la mise en œuvre des orientations des projet et programmes de Caritas Africa, et à la réalisation de ses objectifs selon les moyens alloués, en organisant et animant le travail de l’équipe qui lui est confiée.
• Il doit en particulier assurer la transparence financière et de la qualité de la gestion comptable, administrative et financière des programmes en conformité avec les exigences des bailleurs

La fonction RAF du programme APPROCHE occupera la majeure partie de son temps.

3. Activités principales

• ASSURER L’EQUILIBRE FINANCIER/ BUDGETISATIONS ET SUIVI BUDGETAIRE

• Centralise toutes les pièces justificatives et les données comptables des Caritas du Programme APPROCHE
• Contribue activement à l’élaboration du budget prévisionnel global ;
• Assure la répartition des coûts des rubriques d’activités entre les projets ;
• Surveille le planning d’envoi des rapports financiers de chaque Caritas du Programme APPROCHE et relance en lien avec le Responsable de programme les Caritas retardataires
• Gère les envois de fonds aux partenaires du Programme APPROCHE
• S’assure que les actions initiées par les demandeurs sont cohérentes et en adéquation avec les plans d’actions des projets, vérifie et analyse les différentes lignes budgétaires concernées par ces actions avant leur validation ;
• Informe périodiquement sur l’état budgétaire global ;
• Anticipe les écarts et fait le lien avec la trésorerie ;
• Assure un processus financier efficace et régulier des ressources des projets/ programmes ;
• Anticipe et évalue les besoins de la trésorerie ;
• Veille à la bonne gestion budgétaire dans les différentes Caritas

·    VEILLER A L’APPLICATION, AU SUIVI ET A LA REVISION DES PROCEDURES

• S’assure que les opérations quotidiennes sont conformes aux procédures administratives, financières et comptables mises en place ;
• Exécute les procédures d’achats de biens et services sous la responsabilité du Secrétaire Exécutif Régional de Caritas Africa (SERCAF) et en conformité avec les procédures en vigueur ;

·      COMPTABILITE ET CONTRÔLE INTERNE

• Veille à la bonne imputation comptable, à la tenue des comptes et à l’état fiable des états financiers ;
• Veille à la centralisation de la comptabilité ;
• Assure la comptabilité analytique ;
• Elabore le reporting financier à partir du grand livre et/ou de la balance reçus du comptable ;
• Met en place, en collaboration avec le comptable, le Bilan et le Tableau Emploi Ressources (TER) ;
• Veille au respect du processus de contrôle interne ;
• Analyse des comptes (rapprochements bancaires, grands livres…)
• Alerte les Responsables des projets/ Programmes des difficultés rencontrées chez les partenaires dans la gestion financière du programme, propose et met en place des mesures correctives dans son domaine d’activités.
• Présenter, lors des rencontres des parties prenantes, les budgets et les rapports financiers du programme
• Fait le lien avec l’auditeur ;
• Négocie les outils bancaires

·      CONTROLE DE GESTION DE CA

• Prépare et suit les dossiers de revue des audits financiers effectués;
• Met en place des indicateurs, tableaux de bord, permettant de vérifier que la structure fonctionne conformément aux objectifs qu’elle s’est fixés ;
• Si nécessaire, appuie les partenaires dans la gestion financière des projets communs ;
• Vérifie les dépenses sur la base des justificatifs ;
• Suit l’exécution budgétaire des projets, optimiser l’exécution budgétaire et les prévisions de dépenses ;
• Participe aux revues de projets : préparation synthétique d’un état des dépenses ;
• Anticipe les variations des activités et calculer l’impact financier ;
• Analyse le respect des procédures de contrôle interne et les recommandations aux bureaux concernés ;
• Met en place des procédures de cont rôle interne ;
• Fait des contrôles inopinés et périodiques de la caisse en respect aux procédures ;
• Prépare les interventions des auditeurs internes ou externes et veille à ce que les recommandations formulées par les auditeurs soient prises en compte dans le cadre d’un plan d’action et accompagne les partenaires dans cette démarche .

·    GESTION LOGISTIQUE DE MATERIELS, MOBIERS ET IMMOBILIERS

• Assure le suivi et l’entretien du matériel, du mobilier et de l’immobilier
• Fait l’inventaire du matériel selon les règles professionnelles
• Veille à la gestion logistique du Secrétariat Exécutif Régional de Caritas Africa
• Assure la sécurité des locaux,
• Suit les travaux d’aménagement et/ou de mise en conformité

·         GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Assure la bonne gestion des dossiers du personnel
• Etablit les contrats de travail et annexes ;
• Suit l’évolution concernant le droit du Travail, les dispositions fiscales, administratives et sociales qui s’appliquent à l’organisation ;
• Veille au traitement des salaires et indemnités de toute sorte qui concernent le personnel ;
• Veille au payement des charges sociales ;
• Met en place une politique d’évaluation périodique du personnel ;
• Evalue les besoins de formation du personnel financier et comptable et propose un plan de formation ;
• Elabore une veille juridique (RH) ;
• Garantit le bon fonctionnement de l’équipe ;
• Résout les conflits ;
• Assure les relations extérieures propres au service (financeurs, débiteurs, créanciers, organismes sociaux, avocats, entreprises, ONG…)

·         FORMATION/ENCADREMENT

• Forme le personnel sur les procédures mises en place ;
• Assure au besoin toute autre formation des acteurs du réseau Caritas selon les planifications ;
• Suit l’évolution des Caritas et recense les besoins de renforcement en matière de comptabilité-finance.

4. Profil du candidat

Formation/Expériences

• Diplôme universitaire ou école supérieure de niveau Bac +4/5 (finance, gestion et comptabilité)
• Minimum 5 ans d’expérience professionnelle pertinente sur une fonction similaire (financière, comptable et managériale) ;
• Expérience de la tenue d’une comptabilité sur un logiciel comptable (connaissance de Tompro serait un plus) ;
• Connaissance et intérêt pour l’Afrique subsaharienne ;
• Connaissance des réseaux ecclésiaux, notamment Caritas et des acteurs humanitaires et du développement ;
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais aussi bien à l’écrit qu’à l’oral ;
• Connaissance des mécanismes des bailleurs de fonds, notamment AFD, ECHO, UE, Agences UN, bailleurs régionaux

Qualités :

• Connaissance et pratique de l’approche orientée changement ;
• Sens des priorités et grande capacité organisationnelle ;
• Capacités d’analyse et de rédaction ;
• Capacité à être synthétique tant à l´oral qu`à l´écrit ;
• Capacité à travailler sous stress et en contexte multiculturel ;
• Bonne aisance relationnelle, sens du contact ;
• Capacité à identifier les innovations ;
• Compétences pédagogiques.

Motivations :

• Adhésion à la mission et aux valeurs de Caritas Africa en particulier au respect mutuel et à l’égalité entre partenaires ;
• Forte attention au développement et à l’autonomie des organisations de la société civile africaine.

5. Conditions spécifiques d’exercice

• Poste basé à Lomé – Togo.
• Contrat de droit Togolais de salarié à durée déterminée : 18
• Déplacements en Afrique subsaharienne, Iles de l’Océan Indien et France
• Adhésion au règlement intérieur, aux consignes de sécurité et aux politiques de protection transversale en vigueur au sein de Caritas Africa, spécialement en ce qui concerne les enfants et les adultes vulnérables.
• Prise de fonction : 15 juillet 2021.

6. Dépôt des dossiers

• CV et LM a envoyé à l’adresse : recrutement@caritas-africa.org en copie secaf@caritas-africa.org
• Date limite de dépôt des dossiers le 30 juin 2021 à 17h00 TU
• Caritas Africa se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite fixée