Termes de référence

Recrutement d’un(e) secrétaire de direction au secrétariat général
de la Fondation Jean-Paul II pour le sahel

1.    contexte

Le 10 mai 1980, le saint Fondateur de notre institution, le Pape Jean-Paul II, a adressé au monde entier un Appel solennel en faveur de notre région sahélienne. Pour les personnes pauvres et vulnérables de nos neuf pays du Sahel, il a fait entendre sa supplication et sa sollicitude. Ce faisant, le Saint Pape Jean-Paul II a été la voix de ceux et celles qui n’ont pas de voix, « la voix des innocents qui sont morts parce que l’eau et le pain leur manquaient ».

Depuis lors, la Fondation Jean-Paul II pour le Sahel, depuis Ouagadougou au Burkina Faso, est dans sa vocation d’être un signe efficace de l’amour de l’Église pour ses enfants de la région du Sahel. Au nom de la charité, de l’amour du Christ, notre Fondation rencontre toute personne dans sa situation de vulnérabilité et de pauvreté pour l’accompagner vers des conditions de vie qui honorent davantage sa dignité.

Dans un contexte socio-économique difficile pour la Fondation Jean-Paul II pour le Sahel à l’instar des institutions ecclésiales de même nature, nous sommes appelés à poursuivre notre mission : semer l’espérance dans la vie des personnes, agir avec tous pour plus de paix, de sécurité et de justice dans toutes nos sociétés. C’est la mission des agents qui travaillent au sein de son secrétariat général.

Le poste de Secrétaire de direction du secrétariat général de la Fondation sera vacant en fin d’année 2025. Ainsi, un(e) secrétaire de Direction sera recruté(e) afin d’appuyer la mise en œuvre et l’exécution des activités du Secrétariat Général.

2.    Objectif de la mission

Sous la supervision du Secrétaire Général, le/la Secrétaire de Direction a pour mission d’assister le Secrétaire Général dans l’exécution des activités du Secrétariat Général et réaliser toutes tâches technico-administratives correspondantes. Le/la Secrétaire de Direction rendra compte au Secrétaire Général pour toutes les activités soumises à sa responsabilité.

3.    Étendues de la mission et tâches

Le/la Secrétaire de Direction aura les attributions suivantes :

• Assistance dans l’exécution des activités du Secrétariat Général

• Effectuer l’analyse des dossiers et la rédaction de notes techniques ou courriers qui lui sont confiées quand le secrétaire le lui demande ;
• Assister le Secrétaire Général dans la planification et l’exécution technique des activités du Secrétariat Général ;
• Assister aux réunions avec les diverses instances gouvernementales et sous-régionales et rédiger les comptes rendus et procès-verbaux en vue de faciliter le suivi de la mise en œuvre des conclusions ou de plans d’actions quand le secrétaire le lui demande ;
• Collecter et synthétiser les informations utiles aux prises de décisions pour le Secrétaire Général ;
• Suivre et relancer des Termes De Référence (TDRs) s’agissant des activités du Secrétaire Général ;
• Assurer le suivi du site web de la Fondation et la mise à jour des informations en collaboration avec l’Administrateur du site Web ;
• Assurer le suivi des livraisons de consommables et de matériels informatiques ;
• Faciliter le processus de recrutement et d’évaluation de performance ;
• Prendre et transmettre les messages à qui de droit ;
• Assurer la communication entre le Secrétaire Général et ses différents interlocuteurs.
  • Activités administratives
• Organiser les rendez-vous et mettre à jour l’agenda quotidien et assurer l’accueil des visiteurs ainsi que la gestion des appels téléphoniques dans le cadre de fonctionnement des activités du Secrétaire Général ;
• Assurer le planning de rendez-vous et la préparation des réunions avec les entités externes (logistique, préparation des dossiers, secrétariat) ;
• Organiser les déplacements (missions locales et internationales), notamment les réservations d’hôtels, les billets de transports, les formalités d’obtention de visa, l’ordre de mission etc. ;
• Rédiger les courriers confiés par le Secrétaire Général, assurer la mise en forme conformément aux standards en vigueur et les diffuser ;
• Recevoir, trier et suivre le traitement du courrier électronique confié par le Secrétaire Général. Tenir un registre électronique de suivi dans le respect des règles de confidentialité ;
• Préparer les réponses aux courriels et les transmettre le cas échéant au Secrétaire Général pour validation ;
• Assurer le suivi du traitement des correspondances et dossiers relevant du Secrétariat Général ;
• Assurer la communication interne et externe confiée par le Secrétaire Général et le compte rendu y afférent ;
• Effectuer les vérifications de conformité des parapheurs à introduire pour signature au niveau du Secrétariat Général ;
• Enregistrer les parapheurs dans les registres physiques et électroniques et assurer leur transmission en interne ;
• Participer à la mise en œuvre de plans d’exécution selon les besoins exprimés par le Secrétaire Général ;
• Consolider des Comptes Rendus d’Activités des collaborateurs du Secrétaire Général ;
• Participer à la gestion des Ressources Humaines (Gestion renouvellement des contrats des collaborateurs du Secrétariat Général, suivi congés, sans que cette liste ne soit exhaustive) ;
• Réaliser toutes autres tâches relevant de sa fonction qui pourraient lui être confiées dans le cadre des activités du Secrétariat Général.
• Réaliser un archivage plus professionnel des documents (anciens et nouveaux) de la Fondation et même procéder à la conception d’une base de données des projets financés par la Fondation.

4.    Critères de qualification du CANDIDAT (E)

Le/la Secrétaire de Direction devra posséder les qualifiés ci-après :

• Adhésion aux principes et valeurs de la doctrine sociale de l’Église, source d’inspiration de l’action de la Fondation Jean-Paul II pour le Sahel ;
• Capacités et dispositions professionnelles :
• Titulaire d’un Diplôme d’études supérieures Bac+4 dans les domaines de l’administration ou de gestion ou de l’informatique ou équivalent ;
• Connaissance de l’activité de gestion de projet dans chaque étape du processus ;
• Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de la messagerie électronique ;
• Grande capacité de rédaction et aisance à la communication orale ;
• Maîtrise de la langue française. La maîtrise de l’anglais en plus est Un atout ;
• Expérience en matière de système d’archivage électronique (Cloud computing) ;
• Expérience en matière de mise en place et gestion de site web ;
• Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans un poste similaire
• Aptitudes personnelles :
• Discrétion
• Intégrité
• Capacité d’adaptation à un nouvel environnement professionnel
• Sens de l’organisation et du travail bien fait
• Capacité de travail en équipe et sous pression
• Préparation de dossiers et rédaction de documents
• Maîtrise de l’outil informatique

5.    Détail du contrat

Ville, Pays

Date d’entrée en service : 02 janvier 2026.

La rémunération sera définie en fonction de l’éducation, des compétences et de l’expérience du candidat retenu.

6.    Procédure

Faire parvenir le dossier de candidature comprenant :

• Une lettre de motivation avec prétentions salariales ;
• Un curriculum vitae avec photo récente, numéro de téléphone, adresse mail pour contact rapide ;
• Au moins deux références professionnelles.

Au plus tard le 31 décembre 2025, par e-mail à : secretariat@fondationjp2.org avec copie obligatoire à :

Fondation Jean-Paul II pour le Sahel

BP 4890

Ouagadougou 01

BURKINA FASO,

sous la référence : « Recrutement d’un (e) secrétaire de Direction ».

« La Fondation ne fait aucune discrimination de genre, de religion, de race, de handicap ou de quelque nature que ce soit ».